從“紙間”到“指尖”的華麗轉(zhuǎn)變——江西遂大高速公路項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點綜述
交通建設(shè)項目海量紙質(zhì)檔案文件如何實現(xiàn)有效歸檔管理利用？項目現(xiàn)場管理和資料填報“兩張皮”現(xiàn)象如何破解？業(yè)主、監(jiān)理、施工單位人員全流程電子化“最后一公里”如何打通？江西遂川至大余高速公路項目（簡稱遂大高速公路）電子文件歸檔和電子檔案管理試點成功破解了這些難題，實現(xiàn)電子檔案從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管、利用等全流程在線運行，成功實現(xiàn)從“紙間”到“指尖”的轉(zhuǎn)變，引領(lǐng)著江西交通建設(shè)領(lǐng)域檔案數(shù)字化變革。
黨的十八大以來，習(xí)近平總書記牢牢把握數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展趨勢，作出一系列新論斷新部署新要求，為引領(lǐng)我國經(jīng)濟(jì)從高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段指明了前進(jìn)方向、提供了根本遵循。交通運輸作為國民經(jīng)濟(jì)中具有基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性、戰(zhàn)略性的產(chǎn)業(yè)，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展是實現(xiàn)交通運輸高質(zhì)量發(fā)展的必由之路。
早在2016年，國家檔案局、國家發(fā)展改革委就聯(lián)合印發(fā)了《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，對建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出規(guī)范。2018年以來，國家檔案局先后確定了三批共69個建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，其中，公路建設(shè)項目有18個，江西遂大高速公路是試點之一，也是江西首個通過國家檔案局專家組驗收的試點項目。
遂大高速公路試點項目成果先后在江西科技創(chuàng)新大會、全國第四屆綠色公路論壇、全國第七屆平安百年品質(zhì)工程論壇上進(jìn)行經(jīng)驗交流，并參展第四屆高速公路擴容改造新技術(shù)新成果交流會等，獲得了同行、專家們的一致認(rèn)可和高度評價。同時，試點團(tuán)隊受邀向安徽、西藏、山東等同行分享了試點項目經(jīng)驗和成果。該試點成果已走出江西，所依托平臺以第一名成績成功入圍西藏自治區(qū)項目管理中心信息化系統(tǒng)供應(yīng)商，被越來越廣泛地熟知和應(yīng)用。
入選試點項目 做好典型示范
總投資245.6億元的遂大高速公路是江西省重點工程，是《江西省高速公路規(guī)劃網(wǎng)修編（2018—2035年）》“10縱10橫21聯(lián)”中第9縱的重要組成部分。該項目全長127公里，試點項目規(guī)模大、工程類別全、檔案文件涵蓋面廣，有較典型的代表性。
今年3月1日起施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》提出，“應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)”。交通運輸是國民經(jīng)濟(jì)中具有基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性、戰(zhàn)略性的產(chǎn)業(yè)，也是重要的服務(wù)性行業(yè)和現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系的重要組成部分，是構(gòu)建新發(fā)展格局的重要支撐。做好交通運輸建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理，對于提升項目檔案管理水平、促進(jìn)項目規(guī)范化管理、助力交通建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、踐行國家“雙碳”目標(biāo)等具有重要現(xiàn)實意義。
為全面統(tǒng)一項目建設(shè)管理，江西省交通投資集團(tuán)作為全省高速公路建管養(yǎng)主體單位，在2021年開展了“項目管理數(shù)智平臺”的搭建工作，進(jìn)一步推動項目建設(shè)管理信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”做好技術(shù)準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)平臺開發(fā)的產(chǎn)品經(jīng)理朱思瑤介紹：“經(jīng)過近幾年不斷迭代升級，‘項目管理數(shù)智平臺’已經(jīng)比較成熟，目前成功應(yīng)用于江西多條高速公路建設(shè)項目，這也為遂大高速公路申請電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目打下了扎實基礎(chǔ)，為其提供了良好的技術(shù)支撐和試點條件。”
2022年3月，遂大高速公路成功入選電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目。江西省交通運輸主管部門高度重視，認(rèn)真梳理試點任務(wù)，調(diào)研外省公路項目試點進(jìn)展情況，將試點工作列為交通運輸事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、交通基礎(chǔ)設(shè)施平安百年品質(zhì)工程建設(shè)重要事項。江西省檔案局、省交通運輸廳、省交通投資集團(tuán)、省交通質(zhì)監(jiān)局、省交通運輸廳檔案館聯(lián)合成立了省級層面試點工作領(lǐng)導(dǎo)小組，按照國家檔案局試點工作要求，設(shè)立工作專班，組織完善試點方案，確保高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成試點工作。爭取遂大高速公路試點項目取得創(chuàng)新性成果，盡早通過國家檔案局驗收，同時，做好在江西交通建設(shè)領(lǐng)域推廣電子文件歸檔與電子檔案管理的政策醞釀、技術(shù)儲備、人才儲備等工作。
據(jù)介紹，考慮到自身發(fā)展情況、工作順利銜接等因素，遂大高速公路試點項目申領(lǐng)了國家檔案局第三批建設(shè)項目電子文件歸檔與電子檔案管理試點任務(wù)5項中的前4項。為確保高質(zhì)量完成整體試點任務(wù)目標(biāo)，試點項目建設(shè)管理單位、項目參建單位、信息化技術(shù)支持單位、咨詢機構(gòu)等加班加點、倒排工期、對標(biāo)對表、掛圖作戰(zhàn)。經(jīng)過全體人員的不懈努力，原本計劃2026年年底完成的試點任務(wù)，在今年5月提前完成。
5月24日，遂大高速公路試點項目順利通過國家檔案局驗收，驗收專家組給予了高度評價。遂大高速公路試點項目制定并實施了9項管理制度和9項技術(shù)方案，運用工程標(biāo)準(zhǔn)化用表、電子簽名、元數(shù)據(jù)及封裝、四性檢測、自動組卷等多項技術(shù)，建立了較為完善的項目電子文件歸檔和電子檔案管理制度體系，保證了電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。同時，遂大高速公路在試點過程中探索了電子文件單軌制運行、電子檔案單套制管理的路徑與方法，實現(xiàn)了“項目管理數(shù)智平臺”質(zhì)量管理模塊中施工電子文件單套歸檔，為公路建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供了參考。
創(chuàng)新管理機制 搭建數(shù)智平臺
科技創(chuàng)新是發(fā)展新質(zhì)生產(chǎn)力的核心要素，是促進(jìn)交通運輸行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的不竭動力。
在此之前，江西高速公路項目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)存在重復(fù)開發(fā)、數(shù)據(jù)孤島、經(jīng)驗傳承不佳等重難點問題。隨著“項目管理數(shù)智平臺”的不斷發(fā)展完善，這些問題被逐一破解，這也是此次試點任務(wù)得以高質(zhì)量完成的關(guān)鍵所在。
據(jù)介紹，遂大高速公路試點項目依托“項目管理數(shù)智平臺”形成原生電子文件，并研發(fā)了電子文件歸檔模塊和電子檔案管理系統(tǒng)。該平臺遵循“1＋3＋N”的建設(shè)管理模式（“1”指一體化開放平臺；“3”指三個中心，即軟件應(yīng)用管理中心、智慧工地監(jiān)測中心和BIM應(yīng)用服務(wù)中心；“N”是指多個業(yè)務(wù)功能應(yīng)用，包括合同、計量、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、檔案等），通過統(tǒng)一WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）分項劃分、工程用表等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)了功能模塊互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交互共享。電子文件歸檔模塊和電子檔案管理系統(tǒng)遵循“適用、實用、好用”的原則，真正給項目建設(shè)管理帶來極大的便利。
回眸向來耕耘處，亦有收獲亦篤行。遂大高速公路試點項目在試點過程中不斷探索創(chuàng)新，多項創(chuàng)新成果應(yīng)用于“項目管理數(shù)智平臺”，助力試點工作順利推進(jìn)。
業(yè)務(wù)流程再造。通過統(tǒng)一的開放平臺定義的標(biāo)準(zhǔn)接口可接納更多更好的功能軟件，構(gòu)建平臺更好的生態(tài)，成功打造項目公司多層級、多項目協(xié)同辦公的項目管理平臺。項目建設(shè)前期管理、黨建紀(jì)檢、招標(biāo)采購、造價合約、現(xiàn)場管理、設(shè)計管理等功能模塊的應(yīng)用開發(fā)實現(xiàn)深度推進(jìn)。為做好試點工作，該項目將數(shù)據(jù)、信息、頁面、電子文件、電子文件歸檔等檔案元素融入“項目管理數(shù)智平臺”的建設(shè)開發(fā)。
創(chuàng)新數(shù)據(jù)融通。智慧工地監(jiān)測中心、工程質(zhì)量管理系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)倉庫中的主要數(shù)據(jù)來源，均實現(xiàn)了數(shù)據(jù)融通，為此次試點項目電子文件的形成奠定了基礎(chǔ)，保證了電子檔案的真實性、完整性。智慧工地中心通過搭建統(tǒng)一的物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)監(jiān)測中心，對監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化分析和智能化處理。工程質(zhì)量管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及其所形成的電子文件是試點項目電子文件歸檔與電子檔案管理的主體。該系統(tǒng)統(tǒng)一了各項專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以WBS劃分為項目建設(shè)數(shù)智化管理主線，結(jié)合分部分項劃分原則拆分BIM（建筑信息模型），同時搭建統(tǒng)一完善的編碼體系，全面打通各個子平臺及業(yè)務(wù)功能模塊數(shù)據(jù)。
優(yōu)化工程電子表格。根據(jù)工作需要，遂大高速公路試點項目以宜遂高速項目用表為修訂基礎(chǔ)，以行業(yè)相關(guān)評定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范條例為根本依據(jù)，充分借鑒參考云南、廣東等省的好經(jīng)驗、好做法，在相關(guān)部門和行業(yè)專家的指導(dǎo)幫助下，開展了多次研討，對848張工程電子表格、687類工程單元工序及表格配置進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，確保工程質(zhì)量得到全面檢驗評定。
電子簽名雙簽機制。試點項目質(zhì)檢審批人員云簽證書覆蓋率100％、Ukey申領(lǐng)率100％，實現(xiàn)了電子簽章云簽、硬簽的混用模式和PC端、移動端兩種簽名途徑。平臺系統(tǒng)與公安系統(tǒng)數(shù)據(jù)實現(xiàn)互聯(lián)互通，輕松實現(xiàn)“刷臉”簽名。
自動組卷無感歸檔。系統(tǒng)對工程施工、監(jiān)理電子文件按分項工程為單位立卷，通過觸發(fā)相關(guān)按鈕，實現(xiàn)施工記錄自動組卷、監(jiān)理記錄自動組卷，并自動發(fā)起立卷人、檢查人任務(wù)單，經(jīng)檢查同意后將已經(jīng)轉(zhuǎn)化為檔案的信息包發(fā)送至電子檔案管理系統(tǒng)的接收庫。這種模式給予施工、監(jiān)理工程師一種“無感歸檔”的良好感覺，起到了推進(jìn)試點工作的重要作用。
江西省交通投資集團(tuán)項目公司技術(shù)中心主任李玉生評價此次試點項目成果時，將其總結(jié)為“三個顛覆”。他認(rèn)為，此次試點項目顛覆性開創(chuàng)了省交通投資集團(tuán)完全自主研究，顛覆性將WBS劃分和工程量核查前置到設(shè)計階段，顛覆性實現(xiàn)自動組卷“無感歸檔”。平臺已經(jīng)具備了電子檔案“單套制管理、單軌制運行”的能力，將有利于推動發(fā)展新質(zhì)生產(chǎn)力，重構(gòu)工程建設(shè)的項目管理和檔案管理新業(yè)態(tài)。目前，該成果已成功應(yīng)用于江西水運工程項目和普通公路工程項目。
建設(shè)美綠高速 助力低碳轉(zhuǎn)型
推進(jìn)交通運輸領(lǐng)域節(jié)能降碳，是積極穩(wěn)妥推進(jìn)碳達(dá)峰碳中和、全面推進(jìn)美麗中國建設(shè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展全面綠色轉(zhuǎn)型的重要舉措。
今年5月，國務(wù)院印發(fā)《2024—2025年節(jié)能降碳行動方案》，圍繞重點領(lǐng)域和重點行業(yè)部署了十大行動，交通運輸節(jié)能降碳行動是其中之一。2021年和2023年，江西省委、省政府先后印發(fā)《關(guān)于推進(jìn)交通強省建設(shè)的意見》《江西省綜合立體交通網(wǎng)規(guī)劃》，提出強化節(jié)約集約、節(jié)能降碳的生態(tài)綠色發(fā)展理念。
遂大高速公路試點項目完整、準(zhǔn)確、全面貫徹新發(fā)展理念，遵循“美綠高速”品牌（“三美”，即工程本質(zhì)美、融合自然美和服務(wù)功能美，“三綠”，即建設(shè)理念綠、項目實踐綠和永續(xù)發(fā)展綠）建設(shè)要求，高質(zhì)量推進(jìn)“美綠高速”建設(shè)。
在李玉生看來，此次整體試點任務(wù)目標(biāo)的圓滿完成，源自于江西交通人勇于探索的自我革命精神，這是促進(jìn)行業(yè)不斷發(fā)展創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動力。
遂大高速公路試點項目是江西交通運輸領(lǐng)域建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作的一次有益探索，獲得了檔案數(shù)字化工作里程碑式的發(fā)展成就，隨之產(chǎn)生的是強大的綜合效益。
據(jù)介紹，遂大高速公路項目基本實現(xiàn)電子檔案“單套制管理、單軌制運行”和“近零碳”辦公，節(jié)省了數(shù)百萬文件打印、溝通協(xié)調(diào)、交通往來等相關(guān)費用，也節(jié)省了海量的資料簽證耗時。經(jīng)測算，通過試點，遂大高速公路項目檔案管理成本節(jié)約1500萬元，減少汽車燃油直接碳排放69噸，碳排放共減少2300噸，初步估算提升管理效能30％以上，社會、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境效益明顯。
以往，在交通項目建設(shè)中，檔案工作與工程建設(shè)同步，在實踐中卻由于各種原因往往難以實現(xiàn)，甚至存在檔案整理工作比工程項目建設(shè)耗時更久的現(xiàn)象。遂大高速公路試點項目在技術(shù)上保證了檔案工作與工程建設(shè)的同步性，將檔案工作融入項目建設(shè)每一個事件的處理進(jìn)程中，在物理上保證了檔案工作流程與事件處理流程的同步性，成功實現(xiàn)“工完檔清”。“以前我拿著厚厚的紙質(zhì)資料去找施工、監(jiān)理、設(shè)計、業(yè)主等單位簽字，走完所有流程至少得兩個月，現(xiàn)在電子化流程只需要幾天甚至幾分鐘就可以完成，極大提高了工作效率。”遂大高速公路A標(biāo)項目經(jīng)理王觀陽感受頗深。
“項目管理數(shù)智平臺”的全面應(yīng)用，大大提升了項目建設(shè)管理效能，實現(xiàn)了機關(guān)和項目日常辦公全過程線上辦理，保證了項目建設(shè)管理規(guī)范、透明、高效，有效防范廉政風(fēng)險，并促進(jìn)履職盡責(zé)。據(jù)悉，遂大高速公路試點項目的工程質(zhì)量、工程變更、工程安全等管理的信息化、數(shù)字化、智能化程度優(yōu)勢凸顯。站在全省的高度來看，將更有利于高效率、高質(zhì)量地完成高速公路項目建設(shè)任務(wù)，進(jìn)一步推進(jìn)江西省公路水運平安百年品質(zhì)工程建設(shè)走深走實。
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